Como organizar um coffee break sem erros?

A hora do café é o momento mais esperado do dia, agora imagine se você estiver em uma reunião de negócios – a vontade fica maior ainda, não é mesmo? Por isso que os coffee breaks se tornaram tão importantes em qualquer encontro de pessoas, são as saborosas comidas e o delicioso café que oferece aquela disposição que estava faltando. São por estes e outros motivos que vamos te ensinar como organizar um coffee break de sucesso!

A  “pausa para o café” se tornou um ritual de extrema importância para diversas situações, por isso, saber como organizar um coffee break é essencial dentro das organizações. Este intervalo é solicitado principalmente em eventos corporativos, congressos, seminários, palestras entre outras situações. No entanto, esta prática vem sendo utilizada para outras ocasiões de confraternizações e encontros informais, com o objetivo de oferecer uma pausa à nossa mente, independentemente do assunto que está sendo tratado.

Além dos lanches oferecidos e do famoso cafézinho, o coffee break é o momento essencial para compartilhar ideias, conhecer pessoas ou até mesmo fazer novos contatos profissionais. Em torno de uma mesa de café, muitas oportunidades podem surgir entre uma conversa e outra, por isso, é necessário saber como organizar um coffee break de maneira eficiente.

Atualmente é possível incorporar na “pausa para o café” diversos momentos temáticos. As empresas, assim como instituições e pessoas, estão se dedicando cada vez mais em oferecer aos seus convidados comidas saborosas e cafés de qualidade, tudo para que depois possam ficar com uma boa impressão, além de aumentar a disposição para continuar o encontro.

Em alguns lugares é muito comum encontrar o tea break (pausa para o chá), o coffee tropical, com opções de comidas mais naturais, e também o coffee break inglês, acompanhado de bolinhos e muffins (bolinhos parecidos com os cupcakes). Mas para que você possa preparar um coffee break tradicional, separamos algumas dicas importantes que farão toda a diferença no seu evento. Confira:

• Decoração do local

O mais indicado é organizar a mesa com uma tolha branca que possa cobrir até os pés da mesa. Além disto, disponibilize duas mesas para que cada uma delas fique responsável por servir comidas ou bebidas.

• Escolha do local

Não escolha locais pequenos ou grandes demais. Os ambientes pequenos geram um desconforto para seus convidados, pois eles não poderão circular livremente. Do mesmo modo, evite lugares grandes, já que algumas pessoas poderão ficar isoladas e não confraternizar com o restante. Para que seus convidados também fiquem à vontade, opte por lugares com iluminação equilibrada.

• Determine o horário

O horário pode variar, pois depende muito do cronograma do seu evento. Segundo uma pesquisa realizada por especialistas na Universidade de Oxford, na Grã-Bretanha, o melhor horário para o coffee break é às 11 horas da manhã. É importante lembrar que os horários são decisivos na escolha de comidas e bebidas, por isso para um café até as 9 horas da manhã, inclua no cardápio opções mais leves como: iogurte, cereais, pão de queijo, sanduíches naturais, frutas, e caso desejar uma tábua de frios.

Para os coffee breaks até às 11 horas, escolha comidas mais fortes, como tortas salgadas e doces, crepes, salgadinhos, sucos naturais e refrigerantes. Só não se esqueça do santo cafezinho! No entanto, para os cafés após às 15 horas, é melhor ter mais opções salgadas do que doces, e para os lanches noturnos é ideal pensar neste evento como um próprio coquetel, onde até mesmo bebidas alcoólicas podem ser inseridas, assim como aperitivos.

• Quantidade de comidas

É essencial calcular a quantidade de pessoas que irão ao evento para determinar as proporções que serão servidas. Contudo, no geral uma mesa precisa atender até 50 pessoas, concentrando-se mais em opções salgadas, já que o consumo é sempre maior.

• Atenção aos sucos

Os sucos são bebidas que quase todo mundo consome, porém é necessário prestar atenção em alguns detalhes. Os sucos de uva e maçã, apesar de saborosos, oxidam com mais facilidade, por isso devem sempre ser preparados no momento que serão servidos. Se você está sem tempo para isso, invista nos tradicionais sucos de laranja, que podem ser servidos em até duas horas depois.

• Acessórios indispensáveis do coffee

Não se esqueça de disponibilizar pratos de porcelana, vidro, guardanapos, adoçantes, pote de açúcar, talheres de metal, xícaras e até mesmo copos resistentes de plástico. Para os sucos, ofereça sempre jarras de vidro incolor, pois as de plástico, neste caso, podem causar uma impressão errada. Além destes detalhes, não se esqueça de colocar uma lixeira ao lado da mesa.

• Público com pessoas vegetarianas

Sempre é bom pesquisar o perfil dos candidatos (em casos de grupos pequenos). Se houver pessoas que sejam vegetarianas ou com restrições familiares, providencie opções sem proteína animal ou alimentos específicos, de acordo com cada necessidade.

Com estas dicas sobre como organizar um coffee break,  com certeza, você já sabe que este gesto não está limitado apenas a escolher uma sala e encomendar salgadinhos. O coffee precisa ser planejado com antecedência e com cuidado – só não deixe faltar o protagonista da ocasião: o nosso amado café.